Im Vordergrund steht nicht, andere Menschen zu einem bestimmten Handeln zu bewegen, sondern eine wertschätzende Beziehung zu entwickeln. Dafür formuliert man in vier Sätzen: Tatsache, Gefühl, Grundsatz, Handlung.
Die vier Sätze
Ein Beispiel
Nicht: „Du kommst immer zu spät, das ist respektlos.“
Sondern: „Die letzten drei Besprechungen haben wir zehn Minuten später begonnen (Tatsache). Das ärgert mich (Gefühl), weil ich mich darauf verlassen möchte, dass unsere Termine halten (Grundsatz). Können wir ab Montag um neun anfangen, und wenn etwas dazwischenkommt, schreibst du kurz? (Handlung)“
Für wen die vier Sätze gedacht sind
Das Handbuch zeigt drei Richtungen, in die dieselben vier Sätze gehen: zur Kollegin und zum Kollegen, zur Kundin und zum Kunden, zur Mitarbeiterin und zum Mitarbeiter. Die Form bleibt gleich, nur der Grundsatz ändert sich — im Team geht es meist um Verlässlichkeit, beim Kunden um Klarheit, bei Mitarbeitenden um Beteiligung.
Der häufigste Denkfehler
Der dritte Satz wird übersprungen. „Tatsache, Gefühl, Bitte“ klingt vollständig — ist aber eine Beschwerde mit Forderung. Erst der Grundsatz macht die Bitte nachvollziehbar: Man bittet nicht um Pünktlichkeit, sondern um Verlässlichkeit, und Pünktlichkeit ist nur ein Weg dorthin. Wer den dritten Satz weglässt, bekommt Gehorsam statt Verständnis — und nur solange er zusieht.
Was eine Führungskraft damit macht
Sie schreibt heikle E-Mails in dieser Reihenfolge und liest sie vor dem Senden noch einmal von unten nach oben: Ist die Bitte erfüllbar? Steht der Grundsatz da? Ist das Gefühl meines und nicht eine Zuschreibung? Ist die Tatsache wirklich beobachtbar?
Die Übung aus dem Seminar
E-Mail mit Erfolg. Schreiben Sie eine E-Mail, in der Sie Ihre Beobachtungen, Gefühle, Bedürfnisse und eine konkrete Bitte ausdrücken, um eine klare und zielorientierte Kommunikation zu fördern.
Das passt dazu
Im Seminar üben
Die vier Sätze schreibt man am Schreibtisch in zehn Minuten. Sie im Konflikt zu sprechen, während der andere schon antwortet, ist die eigentliche Übung.
Quellen
Marshall B. Rosenberg, Gewaltfreie Kommunikation. Eine Sprache des Lebens.
Im Seminarhandbuch, Kapitel Teamwork, Seite 50, mit der Übung „E-Mail mit Erfolg“.
Stand: September 2026 · dekkers.at/wissen/gfk-methode/